Les types d’outils de gestion de projet

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Outil gestion de projet

Il existe de nombreux types d’outils de gestion de projet. Dans une entreprise, on va avoir recours à ce genre d’outil pour gagner en efficacité et en productivité. Pour répondre à cet objectif, il va falloir comprendre l’utilité de chacun et voir s’il vaut mieux opter pour :
– un pool d’outils spécialisés
– ou pour un logiciel complet pour satisfaire votre besoin, vos process (comme nous vous en présentons régulièrement ici, dont Bubble Plan).

Toutes les entreprises, selon leur secteur d’activité, n’ont pas la même façon d’appréhender la gestion de projet, n’ont pas les mêmes besoins.
Vous pouvez par exemple voir l’approche projet des métiers RH, immobilier ou encore de la communication, en suivant les liens dédiés. Par conséquent, les outils peuvent s’adapter, être particulièrement spécifiques…ou non, selon votre envie !

Dans cet article, nous allons voir les spécificités de gestion de projet, mises en forme dans différentes solutions. Vous pourrez ensuite librement décider de votre préférence.


LA PLANIFICATION : DES OUTILS DEDIES

Sans doute, la première catégorie représentée dans les outils ciblés de pilotage de projet.
Nombreuses sont les entreprises à travailler en mode projet. Ce type de travail implique une organisation sans failles, basée sur :
– des deadlines,
– le respect des timings
– et l’articulation entre les activités, entre les tâches.

On peut donc opter pour des outils comme Gantt Project, Tom’s Planner ou MS Project, (à réserver à l’élite quand même) pour visualiser l’ensemble du projet rapidement ! Les outils fonctionnant sur ce principe utilisent souvent un diagramme de Gantt (avec la prise en compte des contraintes).

 

Ressources humaines

LES RESSOURCES

Dans la majorité des projets, on est amené à définir qui est en charge de quoi…

Il existe donc des outils se concentrant spécifiquement sur la gestion des ressources humaines (RH) dans le projet.
Dans ce cas, l’outil va permettre :
l’affectation des différents collaborateurs aux projets et autres activités,
– le suivi de feuilles de temps,
– la détection des performances
– ou pourquoi pas, la visualisation d’un plan de charge, (mise en forme d’un résumé des temps passés et planifiés (par collaborateurs, par projets ou par tâches).

On pourra ainsi envisager à quels moments la charge de travail sera la plus important ; et en permanence ajuster les plannings projets, les équipes en conséquence.

Avec ce type de solution, il est souvent possible d’établir la durée de chaque tâche (de façon globale ou dans le détail), d’identifier les ressources nécessaires à leur réalisation ; mais aussi d’intégrer les contraintes d’un projet : congés, rythmes de fonctionnement et autres problématiques dans les plannings.

Certains outils prennent même le procédé “à l’envers” de ce que l’on fait en gestion de projet traditionnelle ; et vont se concentrer sur les RH, les personnes en train de travailler plutôt que sur leur tâche. Dans ce cas, le but va être de voir qui est occupé ; qui est potentiellement surchargé ; qui est plutôt désœuvré ; pour ensuite organiser le travail plus efficacement, et/ou envisager une embauche.

Attention toutefois, ce type d’outil fait perdre l’adéquation avec la gestion de tâches et il nécessitera sans doute un outil en complément pour le suivi opérationnel.

Pour tout cela, on pourra avoir recours à des logiciels calendaires comme Stopilo (un petit nouveau) ou carrément un logiciel SIRH, si l’on veut être vraiment très pointu ! Pour ces derniers, on s’éloigne sans doute déjà de la gestion de projet pure, pour migrer vers le pilotage des RH. Un tout autre métier !

LA GESTION DE TÂCHES : UN SECTEUR FOURNI

Un autre grand pool très répandu d’outils spécifiques permettant la gestion de projets.

On y trouve des logiciels qui placent les tâches au centre de l’attention ; l’opérationnel et la traçabilité sont alors essentiels.

Ces outils, comme Trello par exemple, ne se concentrent pas sur la durée en elle-même des tâches, mais sur leur réalisation, sur leur niveau d’avancement éventuellement. Ainsi, on va établir toutes les tâches qu’on a à faire pour réaliser un projet ; on va leur attribuer des niveaux d’urgence et d’importance ; et on va les réaliser au fur et à mesure, en les classant sous la forme “A faire”, “En cours” et “Faites”. On peut aussi constituer de simple todo lists, comme avec TodoList, et définir des tâches que l’on ira cocher au fur et à mesure de notre progression.

Il n’est pas rare que l’on fasse l’amalgame entre “véritable logiciel de gestion de projets” et “outil de gestion de tâches”. Ces derniers seront toutefois souvent plus limités sur la vision macro d’un projet ou la gestion précise de plusieurs aspects d’un projet.

Vision d’ensemble, pilotage multiprojet, gestion des ressources, …autant d’atouts en général présents dans un logiciel global, qui peuvent faire défaut si l’on choisit un outil de cette catégorie.
Ils seront donc à privilégier pour des projets assez simples ou pour des process restreints, notamment en termes d’équipe. Recettage en informatique, organisation du quotidien, pipeline commercial…sont autant d’usages souvent matérialisés avec ces outils très simples d’utilisation.

 

Gestion du temps

LE TEMPS

On peut également mettre en place des logiciels de gestion du temps, comme RescueTime ou HoursTimeTracking, qui se concentrent très logiquement… sur le temps passé sur telle ou telle tâche.

Le but est de gérer son temps de la façon la plus optimale possible ; en se basant sur les temps de travail actuels pour prédire les futurs. On y cherche notamment à anticiper les pertes de temps.
-> Gagner en productivité est en général le besoin principal !

De cette façon, on va perpétuellement améliorer sa gestion du temps, et devenir toujours plus efficace…
-> au fur et à mesure que l’on connaîtra sa capacité à réaliser une tâche précise en une durée particulière.

 

LE STOCKAGE

Autre pan de la gestion de projet : la centralisation des données, le partage de l’information.
Les logiciels de stockage dans le cloud vont permettre cette approche plus collaborative ; et mettre à disposition des équipes l’ensemble des éléments, le plus souvent à jour, de la société ou du projet.

En mettant tous les fichiers dans un même endroit, facile d’accès pour tous, on va éviter les pertes de temps et les envois de mails à répétition. Des outils comme Dropbox ou Google Drive seront ainsi très pratiques pour partager des données et travailler en collaboration !

LE COLLABORATIF

Dans la même idée, des outils comme Slack, Discord ou Stride permettront une communication facilitée entre les différents membres d’une équipe.

Ces applications de “chat avancé” offrent notamment la possibilité de :
– créer plusieurs channels de discussions ;
– définir des membres particuliers à chaque channel ;
– montrer si l’on est indisponible ou non,
– transmettre des messages privés et des pièces jointes.

Ce sont de très bons outils pour interagir avec les équipes, les partenaires ou clients ; et pour créer de l’émulation au sein de vos effectifs.

Souvent appelés à tort “outils de gestion de projet”, ils sont plus des outils “d’optimisation de la communication autour du projet”. On pourra non seulement y échanger de manière transverse bon nombre d’informations autour des projets ; mais également faire remonter des notifications d’autres outils ; ou encore s’en servir pour valider en collectif des éléments.

 

Finalement, selon l’activité de votre entreprise, vous aurez alors tout intérêt à choisir le type d’outil de gestion de projet le plus adapté à vos besoins. Mais si beaucoup d’outils sont spécialisés dans un domaine particulier ; d’autres, plus polyvalents, sont capables de s’adapter à toutes sortes d’activités… des outils comme Bubble Plan.

Alors comment faire son choix dans tout cela ? Je dirais que le mieux est souvent de définir les éléments clés que l’on souhaite maîtriser dans un projet.
Puis de voir le temps que l’on peut consacrer et la volonté de simplifier ou non les process…

Il ne faut pas se voiler la face:
=> multiplier les outils (bien sûr, plus pointus sur certains domaines) fait souvent perdre pas mal de temps et peut également rendre plus complexe le suivi et le pilotage du projet.

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