Avancement: pilotage projet maîtrisé

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Pour maîtriser parfaitement vos projets, il est important de bien utiliser la fonctionnalité Avancement.
Un élément qui vous permet de vous y retrouver facilement, d’avoir des indicateurs visuels dans vos plannings et également d’optimiser l’apport du Tableau de bord Suivi d’Avancement.

Si la gestion de l’avancement peut paraître simple, de nombreuses subtilités et astuces peuvent permettre :
– non seulement d’adapter Bubble Plan au plus proche de vos process,
– mais également de gagner du temps, en automatisant correctement le suivi projet.

La fonction Avancement du menu Bulles
Fonction Etat d’avancement d’une Bulle

LES BASIQUES DU SUIVI D’AVANCEMENT

 

Cette fonctionnalité propre aux bulles est un indicateur très facile à mettre en œuvre. Il suffit de l’activer dans le menu « Bulles » et de décider ou non s’il sera visible dans votre planning projet.

Cette première étape mise en œuvre, il est important de comprendre que l’avancement peut se piloter de deux manières.

1/ Incrémenter à la main
Vous pouvez définir en un clic sur la barre, le niveau d’avancement de la bulle, qui s’affiche alors en vert. Si vous avez décidé de l’afficher dans le planning, vous avez alors un indicateur visuel sous chaque bulle permettant d’identifier d’un coup d’œil où vous en êtes sur l’évolution de vos phases et actions ; et plus globalement de votre projet.

Attention : Même en utilisation automatisée, le fait de cliquer sur l’indicateur le modifie.

2/ Lier l’avancement à la réalisation des actions
Il est possible d’automatiser l’avancement ; puisque si vous créez des actions (sous-tâches) pour vos bulles, l’indicateur sera alors relié à la réalisation d’une action.
Pour exemple, si vous avez 3 sous-tâches prévues, l’indicateur avancera d’1/3 pour chaque action validée (cochée). De manière classique, l’automatisation est homogène ; mais vous pourrez toujours la réajuster avec la manière 1.

Cette automatisation est une très bonne manière de gagner du temps, surtout quand on travaille en collaboratif sur Bubble Plan.

Et vous pouvez aller encore plus loin, en paramétrant l’importance de vos actions.

Astuce Pilotage d'avancement des actions - Bubble Plan
Comment suivre l’avancement précis d’une action avec Bubble Plan

UN AVANCEMENT CALE SUR LES PROCESS

 

Il est assez rare en effet que chaque tâche ait la même valeur ou dure le même temps. A cet effet, Bubble Plan prévoit dans sa fonctionnalité de Planification avancée (Premium) de pouvoir pondérer l’automatisation du suivi d’avancement.

Vous disposez d’un icône « Pie Chart », sous chaque action, pour définir l’importance de chaque action. Le fait ensuite de la cocher fera avancer de manière réaliste votre indicateur d’avancement.

Une fois paramétrée; vous n’avez donc plus à vous préoccuper de cet aspect puisque le rendu sur votre planning projet correspondra parfaitement à l’état de votre projet.

Il est même possible d’aller encore plus loin sur ce pilotage projet, grâce à une petite astuce de gestion.
En détournant l’indicateur présent dans la fonction « Intervenants », vous pouvez en effet rajouter un élément manquant : l’avancement même de l’action.

La fonction « Avancement » vous montre celui au global de la bulle, et donc de l’ensemble de la checklist. En combinant « Intervenants » et « Actions », vous pouvez matérialiser maintenant l’évolution de l’action en question.

Imaginez que vous soyez en charge de l’action 1, vous pouvez modéliser sa prise en charge en démarrant l’indicateur « Intervenants » à côté de votre nom. Chacun sait alors que vous l’avez démarrée et où vous en êtes.
Une fois arrivé à 100%, vous cochez l’action 1 (ce qui implique l’indicateur global d’avancement) et ramenez votre indicateur bleu de l’option « Intervenants » à zéro…et ainsi de suite pour les autres actions.
Chacun pouvant faire de même pour montrer au chef de projet ou à son supérieur où il en est dans la réalisation du projet.

Les filtres du tableau de bord de Suivi d'avancement
Tableau de bord Suivi d’avancement – Filtres

GERER L’ENSEMBLE DES PROJETS ET LES TENIR A JOUR

Même pour les plus appliqués, il n’est pas rare d’oublier de tenir à jour le projet, notamment pour les bulles qui ne sont pas automatisées. Vous pouvez donc revenir sur votre planning, pour régulièrement faire un point ou alors :
-> basculer en tableau de bord pour identifier directement d’éventuels oublis.

Avec le tableau de bord Suivi d’Avancement, vous voyez immédiatement dans la colonne Retard, les bulles ou jalons qui ne sont pas à jour, sur l’ensemble de votre projet.
Vous pouvez alors mettre à niveau l’ensemble du planning:
– en cochant les actions oubliées
– ou grâce à la validation d’avancement des bulles (icône « coche verte au survol).
Le niveau d’avancement passera alors à 100% et sera également reporté sur votre plan d’actions.

Si vous faites la gestion de plusieurs projets en même temps, ce même tableau de bord organisé autour de l’avancement, vous montrera immédiatement les retards, échéances et de nombreuses autres informations pour vous faciliter la vie. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, lisez notre article sur le sujet !

 Après quelques essais, vous maîtriserez rapidement toutes ces subtilités de la fonction « Avancement ». Vous gagnerez alors sans doute non seulement du temps ; mais surtout en efficacité, puisque vous aurez une vision précise de l’état de réalisation de votre projet, des actions de chacun.

Cet indicateur est très utile pour les chefs de projet, mais également dans le cadre d’un reporting simplifié auprès de supérieurs ; puisqu’en un coup d’œil, ils peuvent identifier comment avance chaque élément, et qui en est en charge.

A vous de jouer maintenant, en retournant sur Bubble Plan et en optimisant, si besoin, vos derniers plannings sur notre logiciel de gestion de projet.

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