5 solutions pour planifier et suivre votre projet

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Planifier vos projets en posant vos idées
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La gestion de projet…un sujet qui nous préoccupe, vous l’aurez compris ! Et pour bien démarrer dans cette discipline, il est utile – que dis-je, nécessaire – de mettre à plat le projet en question.

Qu’il s’agisse d’une roadmap, d’un plan d’action, qu’il soit court, long ou qu’il concerne votre suivi RH ou le plan marketing d’un lancement de produit…il est important de modéliser son projet, d’en définir les grandes lignes, les tâches à venir ; en quelques mots, d’en construire le calendrier pour pouvoir le suivre et ne rien oublier en route.

Alors pour bien réaliser cette planification de vos projets, plusieurs solutions s’offrent à vous, de la plus basique à la plus complète ; il vous reste à choisir celle qui vous correspond, en fonction de votre manière de gérer vos projets et plans d’actions.

LA FEUILLE PAPIER POUR METTRE A PLAT VOTRE PROJET

La première méthode est utilisée depuis l’antiquité sans doute (peut être même sur des pierres à graver à une certaine époque  J ). Quoi de plus habituel et facile que de poser ces idées noir sur blanc, pour pouvoir ensuite les organiser, les trier, les répartir et les suivre progressivement.

Qu’il s’agisse d’un planning, d’une roadmap, d’une checklist, la feuille de papier se plie à tout…vous pouvez même l’utiliser en couleurs avec les bons feutres. Elle est même collaborative, puisqu’elle peut être transmise, photocopiée…bref, un support assez visuel, simple et flexible au final.

LES PLUS :
Tout le monde est capable de griffonner ses idées sur un papier
– Parfaitement adapté à livrer sa vision telle qu’elle est
– Réalisable partout, avec très peu de matériel…un carnet, un stylo,…et c’est parti !
Duplicable et partageable
Facile à exposer en réunion, en adoptant un support tableau

Et c’est quasi gratuit ! on peut même le faire sur un coin de table sur la nappe du resto le midi…

LES MOINS :
– Peu adapté au travail en équipe
– Modification et évolution du plan très limité
Organisation de l’ensemble des écrits compliquée…surtout pour un projet dense
Format très personnel, difficile à lire et comprendre pour les autres (aucune norme)

Faire un planning projet sous excel
Le planning projet simple selon excel

LE TABLEUR TYPE EXCEL POUR UN MODELE PLUS ACTUEL

Vient le temps de l’ère numérique et le géant Microsoft impose forcément sa patte sur les outils disponibles.
Rien n’oblige toutefois à user d’excel, de nombreux autres outils de ce type sont disponibles, et même en gratuit.

Le tableur donne toute de suite une approche plus construite, plus professionnelle. Et cet outil se révèle assez intuitif pour composer un plan, à base de lignes de couleurs et autres annotations.
Le tableur a cet avantage, que pour le collaboratif, il pose un format universel que chacun prend comme il est. Cela facilite la compréhension, le partage et bien sur les présentations du projet.

Avec le tableur, quelques cellules colorées peuvent suffire, mais on peut aller jusqu’à de la programmation VBA si l’on souhaite réaliser un Gantt…le tout en format informatique, facilement partageable et modifiable.

LES PLUS :
– Simplicité de modélisation
– Format numérique
– Prise en main rapide
– Modification et partage très faciles
– Possibilité de travail collaboratif, notamment en le stockant sur une Dropbox ou un Drive
– Le prix très accessible, voire gratuit

LES MOINS :
– Ergonomie très limitée, notamment dans l’évolution du planning
– Pas de possibilité de gestion de projet facile
– Pilotage de projet : non adapté

Si le tableur peut être très bien pour planifier, il est loin d’être idéal pour faire de la gestion de projet au final.

POWERPOINT, AUTRE SOLUTION DIGITALE DE BASE

Un peu comme son compère de Microsoft vu plus haut, et sans être limitatif au seul PowerPoint, ce type de logiciel de présentation vous ouvre les portes d’un univers plus graphique et complet pour réaliser des :
– beaux plannings,
– roadmaps de startups esthétiques,
– pitchs efficaces,…
La limite étant votre seule imagination quelque part.

L’intuitivité et l’esthétisme de l’outil peuvent qui plus est être encore améliorés grâce à des adds-on, comme Office Timeline par exemple (bon ok on reste fermement chez Microsoft, mais bon…).

Si on le compare au tableur, on va perdre en automatisme et petits détails sur PowerPoint, mais gagner en forme, interactivité et élégance. C’est souvent un outil de base très utilisé pour les reportings.

Quelques formes, quelques lignes et couleurs plus loin, vous avez un plan d’actions simplifié des plus graphiques et compréhensibles.

LES PLUS :
– Prise en main assez facile, en drag & drop d’ailleurs (voir l’interface de Bubble Plan)
– Modèles templates nombreux
– Présentation visuelle, graphique et professionnelle
– Possibilité d’animer les plans

LES MOINS :
– Niveau de détails très limité
– Aucune automatisation possible
– Format peu évolutif et collaboratif (au risque de tout casser et de ne rien suivre)

Planifier efficacement avec un logiciel adapté
Planifier en ligne avec un logiciel adapté

LE LOGICIEL DE PLANNING POUR UN PLAN DIGITAL COLLABORATIF

Il existe en effet de nombreux logiciels spécialisés dans la création de planning, soit en ligne, soit sur poste.
Il sera difficile ici de les comparer, cela fera sans doute l’objet d’un prochain article. L’objectif ici est simplement d’en comprendre les atouts vis à vis des autres solutions.

Il en existe toutefois de deux types :
– les logiciels de planning fonctionnels,
– les logiciels de planification généraux

Dans le cas qui nous importe, les premiers ne seront pas adaptés, car ils servent à créer des plannings temps RH, en intégrant dans un calendrier des plages horaires occupées ou non.
Il n’est donc pas très aisé avec de réaliser un plan d’actions ou une roadmap.

Les seconds, par contre, sont l’aboutissement en terme de planification, usant à la fois des plus des précédents, tout en rajoutant une grosse composant numérique, notamment pour le travail collaboratif simultané ou pour le travail en ligne (pour ceux qui le permettent). On trouve de plus en plus de logiciels SaaS dans cette catégorie. Ce sont eux que dont nous voyons les avantages et inconvénients.

LES PLUS :
– Accessible en ligne
– Très intuitif
– Grosse dimension collaborative
– Partage facile et esthétique

LES MOINS :
Peu de manque pour ces nouveaux outils, si l’on se contente de l’aspect planification, ils sont très pratiques.
Citons par exemple Tom’s Planner, qui rappelle volontiers excel avec une couche d’ergonomie en plus.
– Absence souvent d’une fonction Gantt (-> pour en savoir plus sur son utilité…)
– Pas de gestion de projet (gestion des tâches, avancement,…)

Si vous avez vraiment besoin de piloter un projet et d’être productif, tout en gagnant du temps, il faut alors passer au cran supérieur….

UN LOGICIEL DE GESTION DE PROJET EN LIGNE POUR TOUT MAITRISER

Le logiciel de gestion de projet…le graal du pilotage, du management de projet.
Attention toutefois à bien le choisir, car ils n’embarquent pas tous une vraie fonctionnalité de planification, qui est le sujet ici.

Nombre d’entre eux créent un planning sur la base de fiches et modules projets renseignés…faute de ces éléments vous n’aurez aucun plan d’actions à suivre.
En partant du principe que vous avez fait attention à ce détail, vous avez la solution ultime pour :
– mettre à plat vos idées et projets,
– suivre les tâches,
– affecter les hommes
et pour certains de nombreuses fonctionnalités utiles, mais parfois secondaires : Gantt, gestion de budget, …

Créer un plan d'action avec un logiciel de gestion de projet
Exemple de planification avec liens Gantt – Bubble Plan

La plupart des solutions de ce type embarquent qui plus est des tableaux de bord qui permettent de synthétiser les informations et d’un coup d’œil de prendre connaissance du projet, de ses manques, des retards… Bref, avec vous devenez un pilote expert, si vous avez maximiser les données de votre projet.

LES PLUS :
– Une dimension beaucoup plus large que le seul planning
– Des indicateurs précis pour le suivi et la productivité
– Une vision globale du fonctionnement de l’entreprise
– Un gain de temps certain dans l’opérationnel collaboratif

LES MOINS :
– Difficulté d’accès et de prise en main de certains logiciels
– La nécessité de maîtriser un temps soit peu les tenants et aboutissants de son projet
– Le prix, car la plupart sont payants

Bubble Plan vous propose quand même une bonne partie en gratuit, notamment sur la planification de projet.

Il ne reste plus qu’à faire votre choix, selon vos habitudes, vos projections ou encore votre degré de maîtrise souhaité.
Bientôt un test par secteur !!

 

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